Surat jalan
| No. | |
| Tanggal | |
| Kendaraan | |
| Pengantar |
Barang di atas diterima dalam jumlah dan keadaan baik.
Bikin surat jalan untuk barang yang dikirim: data pengirim dan penerima, daftar barang beserta jumlah dan satuannya, plus kolom tanda tangan pengirim, pengantar dan penerima. Jumlahnya dijumlahkan per satuan, tidak pernah digabung.
Alat ini membuat surat jalan yang ikut dibawa bersama barang: data pengirim, data penerima, daftar barang dengan jumlah dan satuannya, lalu kolom tanda tangan untuk pengirim, pengantar dan penerima.
Jumlahnya dihitung per satuan
Di bawah daftar barang ada satu baris ringkasan, dan isinya satu angka untuk tiap satuan,
misalnya 12 dus, 3 kg, 2 roll. Tidak ada angka total keseluruhan, dan itu bukan karena belum
sempat dibuat.
Menjumlahkan 12 dus dengan 3 kg menghasilkan 15 dari apa pun. Angka seperti itu tidak bisa
dihitung ulang oleh orang yang sedang berdiri di depan tumpukan barang, padahal dia satu-satunya
yang benar-benar memeriksa lembar ini. Penulisan satuan yang berbeda (Dus, dus, DUS)
tetap dihitung sebagai satu satuan yang sama, supaya ringkasannya tidak pecah karena huruf besar.
Dua lembar, dan yang kembali itu yang penting
Surat jalan baru jadi bukti ketika ada tanda tangan penerima di atasnya. Karena itu cetak dua lembar: satu ditinggal, satu kembali bersama pengantar. Lembar yang kembali disimpan bersama catatan penjualanmu. Itu yang menjawab pertanyaan “barangnya sudah sampai belum” berbulan-bulan kemudian.
Kalau ada yang kurang atau rusak, tulis di lembarnya sebelum ditandatangani. Dokumen yang dikoreksi di tempat lebih kuat daripada dokumen yang bersih tapi diperdebatkan lewat chat.
Yang tidak bisa dilakukan alat ini
Tidak ada harga di lembarnya, dan itu disengaja. Surat jalan sering dipegang orang yang tidak perlu tahu nilainya. Untuk menagih, pakai Invoice; untuk bukti transaksi di warung, pakai Nota penjualan.
Alat ini juga tidak melacak posisi kiriman, tidak mengirim notifikasi, dan tidak menyimpan riwayat pengiriman. Yang tersimpan di HP ini hanya data usahamu dan nomor terakhir. Kalau kamu butuh riwayat, simpan sendiri lembar yang kembali itu. Untuk usaha kecil, map berisi lembar bertanda tangan masih arsip yang paling sulit dibantah.
Pertanyaan umum
- Kenapa tidak ada kolom harga?
- Karena surat jalan ikut naik ke motor atau truk dan dibaca orang yang tidak ada urusannya dengan harga: pengantar, satpam gudang, staf penerima barang. Yang perlu mereka cocokkan adalah nama barang dan jumlahnya. Kalau yang kamu butuhkan adalah tagihan, itu invoice, dan alatnya terpisah di situs ini.
- Barangnya beda-beda satuan, totalnya jadi berapa?
- Tidak digabung. Kalau isinya 12 dus dan 3 kg, ringkasannya tertulis 12 dus, 3 kg, bukan 15. Angka 15 di situ tidak bisa dicocokkan dengan apa pun di lapangan, tapi terbaca seperti total, dan itu jenis angka yang muncul lagi dua minggu kemudian waktu ada barang dianggap kurang.
- Dicetak berapa lembar?
- Minimal dua. Satu ditinggal di penerima, satu kembali bersama pengantar dengan tanda tangan penerima di atasnya. Lembar yang kembali itulah bukti barangnya sampai. Kalau kirimnya lewat ekspedisi, cetak satu lagi untuk mereka.
- Kalau barang yang diterima ternyata kurang atau rusak?
- Minta penerima menuliskannya di lembar surat jalan sebelum menandatangani, misalnya 1 dus penyok atau diterima 11 dari 12. Catatan tulisan tangan di lembar yang kembali jauh lebih berguna daripada percakapan WhatsApp menyusul, karena tanggal dan tanda tangannya menempel di dokumen yang sama.
- Nomor surat jalannya otomatis lanjut?
- Ya. Nomor terakhir yang kamu pakai tersimpan di HP ini saja, dan kunjungan berikutnya sudah terisi nomor sesudahnya. Nomornya baru dicatat saat kamu benar-benar mencetak, menyimpan atau membagikannya, jadi membuka halaman ini lalu batal tidak menghabiskan satu nomor. Kalau kamu ganti HP atau membersihkan isinya, nomornya mulai dari awal lagi dan tinggal kamu ketik ulang dari surat jalan terakhir.
- Surat jalan ini sah untuk pajak?
- Bukan dokumen pajak dan bukan bukti pembayaran. Ini catatan pengiriman dari pengirim: apa yang dikirim, ke mana, kapan, dan siapa yang menerimanya. Kalau ekspedisi atau pelangganmu punya format sendiri yang harus dipakai, ikuti format mereka dan bawa lembar ini sebagai daftar isi kirimanmu.
- Data penerima saya tersimpan untuk pengiriman berikutnya?
- Belum. Yang tersimpan cuma data usahamu sendiri dan nomor surat jalan terakhir. Alamat penerima diketik ulang tiap kali, dan itu memang merepotkan untuk pelanggan langganan, tapi menyimpan daftar alamat pelangganmu di HP atau komputer yang dipakai bergantian adalah hal yang lebih baik kami tidak lakukan diam-diam.