Invoice
| Subtotal | |
| Uang muka | |
| Total |
Bikin invoice tagihan lengkap dengan rincian, jatuh tempo, dan jumlah terbilang. Uang muka otomatis dikurangi dari subtotal, jadi yang tertagih tinggal sisanya. Data usaha terisi sendiri dari alat nota atau kwitansi.
Angka besar di sebuah tagihan adalah angka yang akan ditransfer orang. Kalau uang mukanya sudah masuk dan yang tercetak besar tetap total keseluruhan, pelanggan gampang transfer kelebihan, dan pengembaliannya jadi urusan terpisah dari invoice ini. Di sini yang tampil besar adalah sisa tagihannya. Isi rincian pekerjaan atau barangnya, lalu tentukan jatuh temponya.
Kapan pakai invoice
Invoice dipakai ketika pembayaran belum masuk dan kamu perlu menagih: pesanan yang dikerjakan dulu, proyek bertahap, atau pelanggan perusahaan yang membayar lewat proses administrasi. Untuk transaksi tunai di tempat, nota sudah cukup dan invoice justru merepotkan.
Uang muka dan sisa tagihan
Kalau pelanggan sudah membayar sebagian, isi jumlahnya di kolom uang muka. Jumlah itu dikurangkan dari subtotal. Yang dicetak besar adalah sisa tagihan, bukan total keseluruhan, dan terbilangnya ikut angka yang sama.
Kalau uang muka yang kamu isi melebihi subtotalnya, sisa tagihan ditampilkan nol, bukan angka minus. Sebuah tagihan tidak pernah menagih jumlah negatif. Kelebihan bayar diselesaikan terpisah, bukan lewat invoice ini.
Jatuh tempo
Cantumkan tanggalnya meskipun kamu dan pelanggan sudah sepakat lisan. Tanggal yang tertulis di dokumen jauh lebih mudah ditagih ulang daripada kesepakatan yang hanya diingat.
Yang tidak dilakukan alat ini
Alat ini tidak menghitung PPN dan tidak menerbitkan faktur pajak. Keduanya menyangkut aturan perpajakan yang berubah dari waktu ke waktu dan bergantung pada status usahamu, bukan sesuatu yang pantas ditebak oleh sebuah alat gratis. Kalau tagihanmu perlu memuat pajak, hitung dan tuliskan sendiri di rincian, atau gunakan layanan yang memang mengurus itu.
Pertanyaan umum
- Bedanya invoice dengan nota dan kwitansi apa?
- Invoice adalah tagihan yang dikirim sebelum dibayar dan mencantumkan jatuh tempo. Nota mencatat barang yang dibeli. Kwitansi mencatat bahwa uangnya sudah diterima. Urutan yang umum untuk pesanan besar: invoice dulu, lalu kwitansi setelah pembayaran masuk.
- Kalau pelanggan sudah bayar uang muka, bagaimana?
- Isi jumlah uang mukanya di kolom yang tersedia. Uang muka akan dikurangkan dari subtotal, dan yang tampil sebagai angka besar adalah sisa tagihannya, bukan total keseluruhan, supaya pelanggan tidak salah transfer.
- Terbilangnya ikut jumlah yang mana?
- Ikut sisa tagihan: jumlah yang benar-benar harus dibayar. Kalau tidak ada uang muka, sisa tagihan sama dengan totalnya.
- Ini bisa dipakai sebagai faktur pajak?
- Tidak. Yang dibuat di sini adalah invoice biasa: dokumen tagihan antara kamu dan pelanggan. Faktur pajak adalah dokumen resmi yang hanya bisa diterbitkan pengusaha kena pajak lewat sistem pemerintah, dan alat ini tidak menerbitkan atau menggantikannya. Kalau pelangganmu meminta faktur pajak, itu urusan terpisah dari invoice ini.
- Data usaha saya harus diketik ulang?
- Tidak kalau sudah pernah diisi di alat nota penjualan atau kwitansi. Nama usaha, alamat dan nomor HP dipakai bersama untuk semua alat dokumen usaha di sini.
- Nomor invoicenya otomatis?
- Ya, lanjut dari invoice terakhir yang kamu cetak atau simpan, dan format penomoranmu sendiri tetap diikuti, misalnya INV-001 menjadi INV-002. Nomornya tetap bisa diubah manual kapan saja.