Alat Gratisan

Jadwal shift

Daftar karyawan

Satu nama per baris. Nomor di depan nama tidak ikut terbawa, jadi tempelan dari daftar bernomor atau dari kolom Excel bisa langsung dipakai. Dua baris dengan nama yang sama persis dianggap satu orang — bedakan namanya kalau memang dua orang. Daftar namanya tidak dikirim ke mana pun dan tidak disimpan.

Shift dalam sehari
Nama shiftMulaiSelesaiOrang

Nama dan jamnya boleh diganti — sif A/B/C, atau cuma dua shift kalau tokomu tidak buka 24 jam. Isi 0 orang untuk shift yang tidak dipakai. Jamnya tidak ikut menghitung upah di sini; ia tercetak di kepala tabel supaya yang membaca tahu jam berapa ia masuk, dan dipakai untuk menyebut berapa lama jeda dari shift terakhir ke shift pertama besoknya.

Aturannya

Kode ini yang menentukan susunannya, dan kode itu ikut tercetak di jadwalnya. Daftar nama yang sama dengan kode yang sama selalu menghasilkan jadwal yang sama — jadi kalau ada yang merasa gilirannya diatur, susunannya bisa diulang di depan mereka. Tanggal boleh dikosongkan; kalau kosong, harinya dinomori Hari 1, Hari 2, dan seterusnya.

Susunannya berasal dari kode itu, bukan dari urutan nama.

Tempel daftar karyawan, atur nama dan jam tiap shift beserta jumlah orangnya, lalu jadwalnya tersusun bergilir untuk beberapa hari ke depan. Tidak ada yang dijadwalkan shift pagi tepat setelah shift malam, jumlah giliran tiap orang per jenis shift ikut tercetak supaya bisa dicek sendiri, dan kodenya bisa dipakai mengulang susunan yang sama.

Tempel daftar karyawannya, atur nama dan jam tiap shift beserta berapa orang yang dibutuhkan, lalu tentukan mau menutup berapa hari. Jadwalnya keluar sebagai satu tabel siap tempel, lengkap dengan jumlah giliran tiap orang.

Adil di sini artinya bisa dihitung

“Sudah adil, kok” adalah kalimat yang tidak bisa diperiksa siapa pun. Karena itu yang tercetak di lembar adalah tabel jumlah giliran: satu baris per orang, satu kolom per jenis shift, plus totalnya.

Dan kolomnya sengaja dipisah per jenis shift, bukan cuma total. Rota yang jumlah shiftnya sama rata masih bisa menaruh seluruh shift malam pada satu orang, dan itu justru ketidakadilan yang paling terasa. Yang diratakan di sini ada dua sekaligus: berapa hari seseorang masuk, dan shift apa saja yang ia dapat.

Kalau ternyata belum rata (biasanya karena jumlah orangnya pas-pasan), lembarnya menyebut shift mana yang selisihnya lebih dari satu giliran. Itu bukan hal yang disembunyikan supaya jadwalnya terlihat rapi.

Aturan yang paling sering dilanggar rota buatan tangan

Tidak ada yang dijadwalkan shift pertama tepat setelah shift terakhir semalam. Ini keluhan nomor satu di rota yang disusun buru-buru: pulang jam 7 pagi, masuk lagi jam 7 pagi keesokan harinya, atau dengan jeda beberapa jam yang bukan istirahat. Aturannya diikat pada urutan shift, bukan pada kata “malam”, jadi tetap bekerja walaupun shiftnya kamu beri nama Sif A, B, dan C.

Jarak jam antara shift terakhir selesai dan shift pertama mulai ikut tercetak di lembarnya, dihitung dari jam yang kamu isi sendiri. Aturannya boleh dimatikan, kadang memang tidak ada pilihan lain, dan kalau dimatikan, lembarnya menyebutkan berapa kali hal itu benar-benar terjadi di jadwal ini. Diam soal itu sama saja dengan mengaku aturannya masih berlaku.

Kalau aturannya tidak bisa dipenuhi, yang keluar alasannya

Tiga shift berisi dua orang berarti enam orang tiap hari. Dengan lima nama, jadwal seperti itu tidak ada. Yang ada cuma satu nama yang dipakai dua kali dalam sehari. Halaman ini menolak menyusunnya dan menulis butuh berapa dan ada berapa, karena jadwal yang terlanjur ditempel di dinding akan dijalankan orang, sementara halaman yang menolak akan diperbaiki.

Shift yang tidak dipakai diisi 0 orang, jadi toko yang cuma buka pagi dan sore mengosongkan yang ketiga.

Kodenya yang membuatnya bisa diulang

Setiap jadwal punya kode acak yang ikut tercetak. Daftar nama yang sama dengan kode yang sama selalu menghasilkan jadwal yang sama, di HP mana pun, hari apa pun. Susunan yang diatur diam-diam tidak bisa diulang; susunan yang berasal dari sebuah kode bisa diulang di depan orang yang menuduhnya. Kodenya boleh diganti jadi apa saja, misalnya nama bulan.

Cara kerja kodenya sama persis dengan pembagi kelompok acak dan jadwal piket, dan memang sengaja dibuat sama supaya tiga alat ini tidak punya tiga pengertian berbeda tentang “kode yang sama”. Bedanya, piket cuma perlu bergilir, sedangkan rota shift harus bergilir sambil menghormati jeda antar shift.

Yang belum bisa dilakukan alat ini

Alat ini tidak tahu siapa yang sedang cuti, tidak bisa mengunci seseorang supaya tidak pernah kena shift malam, dan tidak bisa menjamin dua orang tidak sehari. Kalau ada yang harus ditukar, tukar dengan tangan setelah dicetak dan tulis bahwa penukarannya manual.

Alat ini juga bukan pemeriksa kepatuhan. Ia tidak menghitung jam kerja seminggu, tidak menghitung hari libur mingguan, dan tidak tahu ketentuan khusus soal pekerja perempuan pada shift malam. Ketentuan jam kerja dan waktu istirahat ada di UU 13/2003 beserta perubahannya dan PP 35/2021; cocokkan jadwal yang keluar dari sini dengan aturan itu, dan tanyakan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat kalau ragu.

Untuk menghitung jam yang benar-benar dijalani tiap orang, termasuk shift yang pulangnya lewat tengah malam, pakai timesheet mingguan, dan untuk jam yang lewat dari batasnya ada kalkulator upah lembur.

Pertanyaan umum

Ada yang merasa kebagian shift malam terus. Bagaimana membuktikannya?
Di bawah jadwalnya ada tabel jumlah giliran: satu baris per orang, satu kolom per jenis shift, plus totalnya. Jadi baca barisnya sendiri lalu bandingkan dengan baris tetangganya. Tidak perlu berdebat soal perasaan. Kalau selisihnya lebih dari satu giliran, lembarnya sendiri yang menyebut shift mana yang belum merata; itu bukan hal yang disembunyikan.
Kenapa muncul tulisan shift malamnya belum merata?
Karena jumlah karyawannya pas-pasan untuk aturan yang dipakai. Aturan "jangan pagi setelah malam" mengunci sebagian orang di shift tertentu. Kalau tiap hari butuh 6 orang dan namanya cuma 7, hampir tidak ada ruang tersisa untuk bergilir. Dua hal yang menolong, dan keduanya cepat dicoba: ganti kodenya lalu lihat lagi hasilnya, atau tambah satu nama ke daftarnya. Kalau memang tidak ada tambahan orang, matikan aturan jedanya dan lembarnya akan menyebutkan berapa kali pagi jatuh tepat setelah malam.
Saya isi tiga shift dua orang, karyawan lima, kok jadwalnya tidak keluar?
Karena satu hari butuh enam orang sementara namanya lima, dan satu orang tidak bisa memegang dua shift di hari yang sama. Halaman ini memilih tidak menyusun apa pun daripada mengeluarkan jadwal yang sebenarnya tidak bisa dijalankan. Jadwal yang terlanjur ditempel akan dipakai. Yang ditulis adalah butuh berapa dan ada berapa, jadi kamu bisa langsung memilih: tambah orang, atau kurangi jumlah per shift.
Bisa mengatur si Rina tidak pernah shift malam, atau libur tiap Jumat?
Belum bisa, dan lebih baik dikatakan terus terang. Pembagiannya cuma berangkat dari daftar nama, jumlah orang per shift, dan aturan jeda malam ke pagi. Kalau ada pengecualian yang memang harus dipatuhi (misalnya karyawan yang tidak boleh kerja malam), cara paling jujur adalah menukar satu nama dengan tangan setelah dicetak, lalu tulis di lembarnya bahwa penukaran itu manual. Kode di lembar cuma menjamin bagian yang disusun otomatis.
Ada yang sakit atau tukar shift di tengah jalan. Cetak ulang?
Untuk sisa harinya, ya. Dan jujur saja, seluruh susunannya akan berubah, bukan cuma bagian orang yang tidak masuk, karena pembagiannya berangkat dari kumpulan nama. Karena itu lebih enak mencetak satu atau dua pekan saja, bukan sebulan penuh. Untuk tukaran satu hari, coret dan tulis tangan di lembar yang sudah tertempel. Itu justru lebih jelas bagi yang membacanya daripada jadwal baru yang mendadak berubah semua.
Jadwal ini sudah sesuai aturan jam kerja?
Belum tentu, dan halaman ini memang tidak memeriksanya. Yang disusun di sini cuma siapa masuk shift apa; ia tidak menghitung jam kerja per minggu, tidak menghitung hari libur mingguan, tidak tahu soal lembur, dan tidak tahu ketentuan khusus pekerja perempuan pada shift malam. Aturan jam kerja dan waktu istirahat ada di UU 13/2003 beserta perubahannya dan PP 35/2021. Cocokkan jadwal yang keluar dari sini dengan aturan itu, dan kalau ragu tanyakan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.
Kenapa harinya cuma Hari 1, Hari 2, tanpa tanggal?
Kalau kolom tanggal mulai dikosongkan, memang begitu, supaya lembarnya bisa dipakai mulai hari mana pun dan tidak basi. Isi tanggal mulainya kalau kamu mau tanggal beneran; kolom kirinya akan berubah jadi nama hari dan tanggalnya, misalnya Sen 1 Sep. Yang tidak dilakukan halaman ini adalah menebak tanggal sendiri.
Daftar nama karyawan saya disimpan?
Tidak, dan untuk daftar karyawan itu bukan soal kecil. Nama, jam masuk dan hari libur satu tim adalah data orang yang tidak pernah membuka halaman ini. Rotanya disusun di HP atau komputer yang kamu pakai, dan tidak ada satu nama pun yang keluar dari situ. Tidak ada yang tahu isi daftarmu selain kamu dan orang yang kamu tunjukkan lembarnya.