Email formal
Pilih situasinya, isi kolomnya, lalu subjek dan isi emailnya tersusun dengan nada kantor Indonesia, bukan terjemahan dari bahasa Inggris. Lima situasi yang paling bikin mandek: minta izin, menanyakan yang belum dibalas, minta maaf karena telat, menolak, dan menagih. Drafnya bisa kamu sunting sendiri sebelum disalin.
Ada lima keadaan yang bikin orang berhenti lama di depan kotak email kosong, dan lima-limanya bukan soal tata bahasa: minta izin, menanyakan yang belum dibalas, minta maaf karena telat, menolak, dan menagih. Isinya sikap, dan salah nada di situ ongkosnya hubungan kerja yang berubah.
Pilih situasinya, isi kolom yang muncul, lalu subjek dan badan suratnya tersusun. Keduanya bisa kamu sunting; yang disediakan di sini kerangka nadanya, bukan kata-katamu.
Kurung siku itu sengaja, dan itu bagian paling penting
Kegagalan paling mahal dari sebuah template email bukan kalimat yang kaku. Kegagalannya adalah “Yth. Bapak [nama atasan]” yang benar-benar terkirim, ke orang yang namanya seharusnya ada di situ.
Karena itu bagian wajib yang belum kamu isi tidak dihilangkan diam-diam dan tidak diganti titik-titik. Bagian itu ditulis di dalam kurung siku supaya kelihatan, lalu disebut namanya satu per satu di bawah kotak draf. Kolom yang memang opsional bekerja sebaliknya. Kalau dikosongkan, kalimatnya hilang seluruhnya, karena draf yang penuh kurung siku opsional adalah draf yang peringatannya berhenti dibaca.
Nada penagihan berubah kalau tagihannya belum telat
Kalau tanggal jatuh tempo yang kamu isi belum lewat, suratnya disusun sebagai pengingat, bukan penagihan: kalimat pembukanya, baris subjeknya, dan catatan di halaman ini ikut berganti. Menagih klien yang belum telat adalah menuduh, dan itu tidak bisa ditarik lagi setelah terkirim.
Kalau sudah lewat, umur keterlambatannya ikut tertulis dalam hitungan hari, nilainya ditulis dua kali (angka dan terbilang, seperti tagihan pada umumnya), dan ada satu kalimat yang memberi jalan keluar untuk klien yang ternyata sudah membayar dua hari lalu. Tanpa kalimat itu, balasan yang kamu terima akan tentang nada suratmu, bukan tentang uangnya. Kalau tagihannya sendiri belum dibuat, invoice di situs ini yang membuatnya, dan nomor yang tercetak di sana itulah yang kamu masukkan ke sini.
Nada kantor Indonesia, bukan terjemahan
Halaman ini sengaja tidak pernah menulis “Semoga email ini menemukan Anda dalam keadaan baik”. Kalimat itu terjemahan mentah dari pembuka email berbahasa Inggris dan pembacanya tahu persis dari mana asalnya. Surat di sini dibuka “Dengan hormat,” dan langsung ke pokoknya.
Pilihan sejenis ada di beberapa tempat lain, dan semuanya disengaja. Menolak ditulis “belum dapat menerimanya”, bukan “tidak bisa”. Yang pertama menutup satu kesempatan, yang kedua menutup pintunya. Menanyakan yang belum dibalas selalu membawa kalimat “barangkali surat tersebut terlewat di antara pesan lain yang masuk”, supaya pertanyaannya tidak terbaca sebagai tuduhan. Permintaan maaf tetap memuat “sepenuhnya menjadi tanggung jawab saya” walaupun sebabnya kamu isi, karena permintaan maaf yang isinya menjelaskan siapa yang salah bukan permintaan maaf.
Yang halaman ini tidak lakukan
Halaman ini tidak mengirim email. Tidak ada alamat surel yang diminta, dan langkah terakhirnya tetap kamu: salin, tempel di aplikasi surelmu, baca sekali lagi, kirim.
Halaman ini juga tidak tahu aturan kantormu. Berapa hari sebelumnya cuti harus diajukan, apakah izin sakit perlu surat dokter, dan siapa saja yang harus di-cc adalah kesepakatan di tempatmu bekerja. Draf di sini menyiapkan suratnya, bukan memenuhi prosedurnya.
Terakhir, ejaannya tidak diperiksa di sini. Kata-kata yang paling sering salah di surat resmi (ijin, jadual, terimakasih) bisa kamu lewatkan dulu ke cek kata baku sebelum dikirim. Panjang subjeknya dihitung di halaman ini karena memang bagian dari drafnya; untuk menghitung batas karakter tulisan lain, ada hitung karakter.
Pertanyaan umum
- Kenapa drafnya masih ada tulisan di dalam kurung siku?
- Karena bagian itu belum kamu isi, dan halaman ini memilih menunjukkannya daripada diam. Kurung siku itu ada supaya kelihatan waktu dibaca sekilas, dan daftarnya juga disebut di bawah kotak draf, jadi kamu tahu persis bagian mana yang belum ada isinya. Yang tidak boleh terjadi adalah "Yth. Bapak [nama atasan]" benar-benar terkirim. Itu kesalahan yang tidak bisa ditarik lagi. Kolom yang memang opsional tidak pernah menghasilkan kurung siku; kalimatnya hilang seluruhnya kalau dikosongkan.
- Saya sudah mengubah kalimatnya, lalu benar suntingan saya hilang kalau saya ganti tanggal?
- Tidak. Begitu kamu mengetik di kotak subjek atau kotak isi, halaman ini berhenti menimpanya dan mengatakan itu di bawah tombol. Isian di formulir boleh kamu ubah sesudahnya tanpa merusak tulisanmu. Kalau kamu memang ingin mulai lagi dari awal, tekan "Susun ulang draf". Saat itu memang suntinganmu yang hilang, disengaja dan dikatakan.
- Sapaan penerimanya saya belum tahu, pilih Bapak atau Ibu?
- Pilih Bapak/Ibu. Menebak lalu salah jauh lebih mahal daripada terlihat belum tahu, apalagi di email pertama ke orang yang belum pernah kamu temui. Kalau pilihan itu yang kamu ambil, seluruh badan suratnya ikut memakai Bapak/Ibu, termasuk kalimat penutupnya, karena draf yang membuka "Yth. Ibu" lalu menutup dengan "kebijaksanaan Bapak" langsung ketahuan ditempel dari tempat lain.
- Kenapa email penagihannya berubah jadi pengingat?
- Karena tanggal jatuh tempo yang kamu isi belum lewat. Menagih orang yang belum telat itu bukan menagih, itu menuduh. Tuduhan tidak bisa ditarik lagi setelah terkirim. Jadi kalimat pembukanya berganti jadi "yang akan jatuh tempo pada ...", baris subjeknya berganti dari Penagihan jadi Pengingat, dan halaman memberi tahu bahwa nadanya memang berbeda. Kalau tanggalnya sudah lewat, umur keterlambatannya ikut tertulis dalam hitungan hari.
- Kenapa tidak ada pembuka "Semoga email ini menemukan Anda dalam keadaan baik"?
- Karena kalimat itu terjemahan mentah dari pembuka email berbahasa Inggris, dan tidak ada orang kantor Indonesia yang menulisnya sebelum ada mesin penerjemah. Pembacanya tahu persis dari mana kalimat itu datang. Surat di sini dibuka "Dengan hormat," lalu langsung ke pokok masalah, bentuk yang memang dipakai di surat resmi Indonesia, dan yang membuat pembaca sibuk tahu isinya di kalimat pertama.
- Ini untuk email ke atasan. Kalau ke dosen bagaimana?
- Bentuk suratnya sama dan bisa langsung dipakai. Yang berbeda cuma sapaannya. Untuk dosen, isi kolom jabatan dengan sebutan yang dipakai kampusmu, misalnya "Dosen Pembimbing" atau "Ketua Program Studi", dan tulis namanya lengkap dengan gelar di kolom nama penerima, karena di lingkungan kampus gelar itu bagian dari sapaan. Situasi "menanyakan yang belum dibalas" adalah yang paling sering dipakai mahasiswa di sini.
- Isian saya tersimpan di mana?
- Nama, jabatan dan nomor kontakmu tersimpan di HP atau komputer yang kamu pakai sekarang saja, supaya tidak perlu diketik ulang tiap kali. Tidak ada akun yang bisa dimasuki untuk melihatnya, dan kalau kamu ganti HP atau membersihkan isinya, isian itu ikut hilang. Isi suratnya sendiri (nama atasan, alasan izin, angka tagihan) sengaja tidak ikut disimpan, karena email berikutnya hampir pasti bukan tentang hal yang sama, dan draf lama yang muncul kembali diam-diam adalah draf yang paling mungkin ikut terkirim tanpa dibaca ulang. Tidak ada satu pun yang dikirim ke mana-mana. Kalau kamu mengetiknya di komputer yang dipakai bergantian, kosongkan isiannya sebelum pergi.