Alat Gratisan

Surat pengunduran diri

Data kamu

Nomor induk karyawan boleh dikosongkan kalau di kantormu memang tidak dipakai — barisnya hilang, bukan tercetak kosong. Kalau ada, isi: surat ini akan diarsipkan di berkas kepegawaianmu, dan nomor itu yang mencocokkannya.

Ditujukan kepada
Tanggal

Yang dicetak di suratnya adalah hari kerja terakhirmu dan tanggal efektif pengunduran dirinya — sehari setelahnya. Isian awal 30 hari mengikuti PP 35/2021 Pasal 50 huruf a, yang menyebut permohonan diajukan paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri. Kontrak kerja, peraturan perusahaan, atau PKB di tempatmu bisa menetapkan angka lain — kalau berbeda, yang berlaku adalah yang di kontrakmu, dan angka itu yang diisi di sini.

Ucapan terima kasih (boleh dihapus)

Kosongkan kotaknya kalau kamu tidak ingin ada paragraf ini — paragrafnya hilang seluruhnya, dan suratnya tetap sah. Kalau kamu mengisinya, tulis yang datar saja: surat ini disimpan bertahun-tahun dan dibaca orang yang tidak tahu duduk perkaranya.

Masa pemberitahuan

Perhitungan ini tidak tercetak di suratnya. Masa pemberitahuan urusanmu dengan HRD, bukan pernyataan yang perlu berdiri di berkas kepegawaianmu bertahun-tahun.

Suratmu

Hal:Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Demikian surat ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

www.alatgratisan.com

Cetak dua lembar: satu diserahkan ke atasan atau HRD, satu kamu simpan sendiri dengan tanda terima di atasnya. Lembar keduamu itu yang membuktikan kapan suratnya masuk.

Buat surat pengunduran diri yang datar dan siap diserahkan: nama, jabatan, departemen, hari kerja terakhir, dan tanggal efektifnya. Halaman ini juga menghitung berapa hari pemberitahuan yang kamu berikan, dihitung sampai tanggal efektif dan bukan sampai hari terakhirmu, karena di situ orang biasanya kurang sehari tanpa sadar.

Halaman ini menyusun surat pengunduran diri dalam bentuk baku surat resmi Indonesia, dan sekaligus memeriksa satu hal yang tidak kelihatan di suratnya: berapa hari pemberitahuan yang sebenarnya kamu berikan.

Yang dihitung adalah jarak ke tanggal efektif

Masa pemberitahuan diukur sampai tanggal pengunduran dirimu mulai berlaku, sehari setelah hari kerja terakhirmu, bukan sampai hari terakhir itu sendiri. Selisihnya satu hari, dan satu hari itulah yang paling sering hilang:

  • Surat masuk 1 September, hari kerja terakhir 30 September → efektif 1 Oktober → 30 hari.
  • Surat masuk 1 September, hari kerja terakhir 29 September → efektif 30 September → 29 hari.

Dua surat itu kelihatan sama persis. Karena itu halaman ini menyebut kedua tanggalnya sekaligus dengan jumlah harinya, dan kalau kurang, ia menyebutkan hari kerja terakhir paling cepat yang memenuhinya. Tanggal itu tinggal kamu masukkan, bukan hitungan yang harus kamu ulangi sendiri melewati pergantian bulan.

Angka 30 hari itu isian, bukan pernyataan

Kolom masa pemberitahuan berisi 30 sebagai isian awal, mengikuti PP 35/2021 Pasal 50 huruf a yang menyebut permohonan diajukan paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri. Itu aturan umum, bukan aturan kontrakmu.

Kontrak kerja, peraturan perusahaan, atau PKB di tempatmu boleh menetapkan lain, dan yang mengikat kamu adalah yang tertulis di sana. Buka dokumennya, isi angkanya, dan perlakukan hasil di halaman ini sebagai perkiraan untuk kamu cek sendiri, bukan sebagai keterangan resmi. Kalau bunyinya membingungkan, tanyakan ke HRD, dan kalau perlu ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.

Suratnya sengaja datar

Yang tercetak hanya nama, nomor induk, jabatan, departemen, tanggal efektif, hari kerja terakhir, kesediaan menyelesaikan pekerjaan, dan, kalau kamu mau, satu paragraf terima kasih yang bisa kamu hapus seluruhnya.

Tidak ada alasan pengunduran diri, tidak ada keluhan, dan tidak ada hitung-hitungan masa pemberitahuan. Surat ini masuk ke berkas kepegawaianmu dan bisa dibaca lagi bertahun-tahun kemudian oleh orang yang tidak tahu duduk perkaranya, termasuk ketika perusahaan berikutnya menelepon untuk referensi. Kalimat yang hari ini terasa wajar bisa terbaca sangat berbeda tanpa konteksnya. Alasannya sampaikan langsung ke atasan; suratnya cukup memuat yang perlu.

Resign mengubah hak-hakmu, dan itu perlu dihitung terpisah

Pengunduran diri atas kemauan sendiri bukan pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan, dan akibatnya berbeda: tidak ada uang pesangon, yang ada uang penggantian hak dan uang pisah. Besaran serta syarat uang pisah diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB di tempatmu, bukan di undang-undang.

Susun angkanya sendiri sebelum dibahas dengan HRD lewat Kalkulator final pay resign: gaji bulan terakhir, sisa cuti kalau memang diuangkan, komponen lain, dan potongannya. Gaji bulan terakhir hampir selalu tidak utuh kalau kamu berhenti di tengah bulan, dan pembaginya berbeda antar kantor. Itu dihitung di Kalkulator gaji prorata.

Kalau tanggal efektifmu jatuh berdekatan dengan hari raya, THR-nya perlu dibicarakan sendiri: bacaannya belum seragam, selisih beberapa hari bisa memindahkanmu dari satu sisi ke sisi lain, dan perkiraan nilainya bisa kamu siapkan di Kalkulator THR sebelum bertanya ke HRD.

Kalau langkah berikutnya sudah jelas, suratnya yang satu lagi ada di Surat lamaran kerja.

Pertanyaan umum

Masa pemberitahuannya memang harus 30 hari?
Tidak otomatis. Isian awal 30 hari mengikuti PP 35/2021 Pasal 50 huruf a, yang menyebut permohonan pengunduran diri diajukan paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri. Tapi kontrak kerja, peraturan perusahaan, atau PKB di tempatmu bisa menetapkan angka lain: ada yang 14 hari, ada yang 60 hari untuk jabatan tertentu, ada yang nol untuk masa percobaan. Karena itu kolomnya bisa kamu ubah, dan yang dipakai menghitung adalah angka yang kamu isi. Buka kontrakmu dulu, jangan pakai angka dari halaman ini sebagai pegangan.
Hitungannya beda sehari dari hitungan saya. Yang mana yang benar?
Yang membuatnya beda hampir selalu satu hal. Masa pemberitahuan diukur sampai tanggal pengunduran dirimu mulai berlaku, bukan sampai hari terakhir kamu bekerja. Keduanya berselisih satu hari. Surat masuk 1 September dengan hari kerja terakhir 30 September berarti efektif 1 Oktober, dan itu 30 hari pas. Hari kerja terakhir 29 September membuatnya 29 hari, kurang sehari, padahal di suratnya tidak ada yang kelihatan berbeda.
Kenapa masa pemberitahuannya tidak ikut tercetak di suratnya?
Karena surat ini disimpan di berkas kepegawaianmu bertahun-tahun dan dibaca orang yang tidak tahu duduk perkaranya. Kalimat seperti 'ini 29 hari, kurang satu dari yang diminta kontrak saya' berarti kamu menyerahkan satu bahan perdebatan secara tertulis, permanen, kepada pembaca yang tidak kamu kenal. Hitungannya kamu perlukan sebelum suratnya diserahkan, bukan sesudah, jadi tempatnya di halaman ini, bukan di dokumennya.
Kalau saya resign, THR saya hangus?
Ini termasuk yang bacaannya belum seragam, jadi pantas kamu tahu keduanya. Permenaker 6/2016 mewajibkan THR bagi pekerja yang hubungan kerjanya berakhir terhitung sejak 30 hari sebelum hari raya keagamaan, dan bunyinya menyebut pekerja dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu. Sebagian pihak membacanya mencakup pengunduran diri, sebagian membacanya hanya untuk pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan. Selisih beberapa hari pada tanggal efektifmu bisa memindahkanmu dari satu sisi ke sisi lain. Tanyakan ke HRD sebelum tanggalnya kamu kunci, dan kalau perlu ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.
Saya masih dapat apa saja kalau resign?
Beda dengan di-PHK. Pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri tidak menerima uang pesangon; yang muncul adalah uang penggantian hak (misalnya sisa cuti yang belum diambil kalau memang diuangkan di tempatmu) dan uang pisah, yang besaran serta syaratnya diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, bukan di undang-undang. Artinya jawabannya benar-benar ada di dokumen kantormu. Susun angkanya dulu sendiri sebelum dibahas, supaya pembicaraannya soal rincian dan bukan soal ingatan.
Boleh saya tulis alasan resign di suratnya?
Boleh, tapi hampir selalu merugikan. Surat ini masuk arsip dan bisa dibaca lagi bertahun-tahun kemudian, termasuk saat perusahaan lain menelepon untuk referensi. Alasan yang terasa wajar hari ini (atasan, beban kerja, gaji) terbaca berbeda tanpa konteksnya. Sampaikan alasannya langsung ke atasan atau saat exit interview, dan biarkan suratnya memuat yang perlu saja: siapa, dari jabatan apa, sejak kapan.
Perlu materai atau tanda tangan basah?
Materai tidak diperlukan, karena surat pengunduran diri bukan dokumen yang menyatakan jumlah uang atau perjanjian perdata yang menuntut bea meterai. Tanda tangan basah masih lazim diminta. Cetak suratnya, tanda tangani di atas namamu, lalu serahkan. Cetak dua lembar: satu untuk kantor, satu kamu simpan setelah diberi tanda terima. Lembar keduamu itulah yang membuktikan kapan suratnya masuk kalau nanti tanggalnya dipersoalkan.
Isian saya tersimpan kalau halamannya saya buka lagi?
Tidak, dan itu keputusan yang disengaja untuk halaman ini. Surat pengunduran diri hampir selalu diketik di laptop kantor, sering di sela jam kerja, dan draf yang tertinggal di layar bisa terbuka lagi pada waktu yang sangat salah, di depan orang yang salah. Konsekuensinya, kalau halamannya kamu tutup atau kamu muat ulang, isiannya hilang. Selesaikan sekali duduk, cetak, lalu tutup halamannya.