Buku kasbon
Buku kasbon
Catat utang pelanggan warungmu dan setiap pembayarannya sebagai baris tersendiri, lalu lihat sisa per orang, riwayat lengkapnya, dan total piutang yang benar-benar harus ditagih. Salinannya bisa diunduh dan dimuat kembali, karena buku ini hanya tersimpan di HP yang kamu pakai.
Buku kasbon adalah catatan siapa berutang berapa di warungmu. Isi satu baris tiap kali ada yang mengambil barang dulu, dan satu baris lagi tiap kali ada yang membayar. Halaman ini menyusunnya per pelanggan, menghitung sisanya urut tanggal, dan menjumlahkan piutang yang benar-benar masih harus ditagih.
Satu baris untuk satu kejadian
Menimpa angka lama dengan sisanya terasa lebih rapi dan justru menghapus satu-satunya hal yang berguna, yaitu riwayatnya. Sebulan kemudian yang diperdebatkan bukan berapa sisanya, tapi apakah pembayaran tanggal 5 itu ada.
Jadi utang dicatat sebagai utang, pembayaran dicatat sebagai pembayaran, dan sisanya dihitung sendiri. Kolom sisa mengikuti tanggal, bukan urutan kamu mengetik. Catatan lama yang baru teringat sore ini tetap duduk di tanggalnya, dan baris-baris di atasnya tetap menunjukkan sisa yang benar pada hari itu.
Kelebihan bayar satu orang bukan uang warung
Kalau ada pelanggan yang membayar lebih besar dari utangnya, kelebihan itu titipan dia. Menjumlahkan sisa semua orang secara bertanda akan memakai titipan itu untuk menutupi utang orang lain, dan total yang kamu pegang waktu menagih jadi lebih kecil daripada yang seharusnya.
Karena itu totalnya cuma menjumlahkan sisa yang positif, dan kelebihan bayar disebut sebagai kalimat tersendiri di bawah rekap. Pelanggan yang sudah lunas tetap dicetak, karena “sudah lunas belum, ya?” adalah pertanyaan yang justru sering muncul.
Buku ini cuma ada di HP ini
Ini bagian yang paling penting dan paling tidak enak. Tidak ada akun, dan tidak ada tempat lain yang menyimpan bukumu. Ia ada di HP yang sedang kamu pakai, itu saja. Kalau isinya kamu hapus, kamu ganti HP, atau kamu buka halaman ini dari HP lain, catatannya tidak ada di sana. Bukan hilang sementara, memang tidak pernah ikut.
Untuk data yang dikumpulkan berminggu-minggu, itu risiko yang nyata. Karena itu salinannya bisa diunduh sebagai berkas CSV, dan yang lebih penting, bisa dimuat kembali. Tempel isinya di kotak “Muat salinan dari CSV” dan bukumu kembali. Ekspor yang tidak bisa pulang bukan cadangan, cuma laporan. Kalau tempelannya menggantikan buku yang salah, tombol pembatalnya ada di sebelahnya selama halaman belum ditutup.
Kebiasaan yang masuk akal: unduh salinan tiap akhir pekan, kirim berkasnya ke email sendiri, dan cetak rekapnya sekali sebulan.
Yang alat ini tidak bisa
Ia tidak mengirim pengingat, tidak menagih, dan tidak tahu apa-apa tentang isi barangnya. Kalau barang yang dibawa pulang perlu rinciannya, tulis notanya lewat nota penjualan dan catat di sini nominalnya saja.
Piutang di halaman ini juga bukan uang kas. Selama belum dibayar, tidak ada yang masuk ke laci, jadi jangan memasukkannya sebagai kas masuk waktu menyusun arus kas bulanan. Masukkan nanti di bulan uangnya benar-benar diterima. Barang yang dibawa pulang sebagai kasbon juga tetap barang yang keluar dari rak; kalau nanti kamu menghitung selisih stok lewat stok opname, pastikan pengambilannya sudah tercatat supaya barang itu tidak terhitung sebagai barang hilang.
Terakhir, ini catatan pribadi, bukan surat utang. Ia tidak ditandatangani siapa pun dan tidak membuktikan apa pun secara hukum. Gunanya adalah supaya kamu dan pelangganmu mengingat hal yang sama.
Pertanyaan umum
- Kalau HP saya hilang atau isinya terhapus, catatannya bagaimana?
- Hilang, dan tidak ada tempat lain untuk mengambilnya kembali. Tidak ada akun, tidak ada tempat lain yang menyimpan salinan, dan tidak ada cadangan otomatis. Halaman ini menyimpan bukumu di HP yang sedang kamu pakai, itu saja. Karena itu tombol unduh salinan ada di dekat tombol cetak, bukan di sudut bawah. Unduh CSV-nya tiap selesai mencatat, simpan berkasnya di email sendiri atau di penyimpanan awan yang kamu percaya, dan tempel isinya kembali lewat 'Muat salinan dari CSV' kalau perlu dipulihkan.
- Bisa dibuka bersama-sama dari HP kasir dan HP saya?
- Tidak. Tiap HP punya bukunya sendiri, dan keduanya tidak pernah saling melihat. Kalau dua orang mencatat di dua HP, kamu akan punya dua buku yang berbeda dan tidak ada cara menggabungkannya. Pilih satu HP sebagai buku resmi. Memindahkan buku ke HP baru bisa: unduh salinannya di HP lama, kirim berkasnya ke diri sendiri, lalu tempel isinya di HP baru.
- Pelanggan bayar cicilan, saya ubah saja angka utangnya?
- Jangan. Tambahkan baris baru berjenis 'bayar' sebesar yang dibayar, dan biarkan utang lamanya apa adanya. Yang menyelesaikan perdebatan bulan depan bukan angka sisanya, tapi riwayatnya: tanggal berapa berutang berapa, dan tanggal berapa membayar berapa. Kolom sisa di lembar rekap dihitung urut tanggal, jadi tiap baris menunjukkan sisa sesudah kejadian itu. Itulah kolom yang dibaca berdua waktu ada yang bilang 'saya sudah bayar'.
- Nama pelanggannya saya tulis kadang huruf besar kadang kecil, jadi dua orang?
- Tidak. Huruf besar-kecil dan spasi berlebih diabaikan, jadi 'Bu Rina', 'bu rina', dan 'Bu Rina' tetap satu orang, dan ejaan yang pertama kamu ketik itulah yang dipakai di lembarnya. Tapi 'Rina' dan 'Bu Rina' memang dua orang berbeda buat halaman ini. Kami tidak menebak-nebak kemiripan nama, karena salah menggabungkan dua orang jauh lebih berbahaya daripada memisahkan satu orang. Pakai daftar nama yang muncul waktu mengetik supaya ejaanmu konsisten.
- Ada pelanggan yang bayarnya kelebihan, kok total piutangnya tidak berkurang?
- Karena kelebihan itu titipan orang tersebut, bukan uang warung, dan bukan pembayaran utang pelanggan lain. Kalau dikurangkan dari total, angka yang kamu pakai untuk menagih hari itu jadi lebih kecil daripada yang benar-benar harus ditagih. Jadi kelebihan bayar disebut sebagai barisnya sendiri di bawah rekap, dan pelanggannya tercatat lunas dengan keterangan lebih bayar sekian.
- Boleh saya perlihatkan layarnya ke pelanggan yang bersangkutan?
- Boleh, dan sebaiknya pilih namanya dulu di kolom 'Tampilkan'. Yang muncul dan tercetak jadi catatan dia saja, lengkap dengan tanggal dan sisanya, tanpa nama tetangganya yang juga berutang. Rekap satu pelanggan ini juga yang paling enak difoto dan dikirim lewat WhatsApp waktu menagih dengan sopan.
- Bisa sekalian menghitung bunga atau denda telat?
- Tidak bisa, dan itu memang disengaja. Kasbon warung adalah utang tanpa bunga antara orang yang saling kenal, dan menambahkan bunga di situ mengubah hubungannya, juga mengubah statusnya di mata aturan pinjam-meminjam. Untuk tagihan usaha ke usaha yang perjanjiannya memang memuat denda keterlambatan, ada kalkulator dendanya sendiri di situs ini.