Stok opname
Lembar stok opname
Nilai barang yang kurang
| Barang | Catatan | Fisik | Selisih | Nilai selisih |
|---|
| Total nilai barang kurang | |
| Total nilai barang lebih | |
| Selisih bersih |
Bandingkan stok fisik hasil hitung rak dengan stok menurut catatan, per barang, lalu lihat nilai rupiah selisihnya dan total barang yang hilang. Selisih terbesar naik ke paling atas karena itu yang diperiksa duluan, dan lembarnya bisa langsung dicetak.
Stok opname adalah menghitung barang yang benar-benar ada di rak, lalu membandingkannya dengan jumlah yang seharusnya ada menurut catatan. Isi nama barang, jumlah menurut catatan, jumlah hasil hitung, dan harga modalnya. Halaman ini menghitung selisih tiap barang, nilai rupiahnya, dan total barang yang hilang, lalu menaruh selisih paling mahal di baris paling atas.
Yang kurang dan yang lebih tidak saling menghapus
Ini yang membuat halaman ini ada. Ambil satu rak yang biasa saja:
- Beras kurang 3 dus → Rp 186.000
- Rokok kurang 4 bungkus → Rp 88.000
- Kantong plastik kurang 20 lembar → Rp 4.000
- Gula lebih 3 kg → Rp 42.000
Kalau semuanya dijumlahkan bertanda, keluar angka Rp 236.000 dan raknya terlihat cuma segitu masalahnya. Padahal barang yang benar-benar tidak ada di rak bernilai Rp 278.000, dan gula yang lebih 3 kg bukan kabar baik. Barang yang berlebih hampir selalu berarti ada transaksi yang tercatat di barang yang salah, atau hitungan yang keliru, dan itu justru petunjuk untuk menemukan yang kurang.
Karena itu lembarnya menulis tiga angka terpisah: total nilai barang kurang, total nilai barang lebih, dan selisih bersihnya. Yang dipajang paling besar adalah yang kurang.
Urutannya dari rupiah, bukan dari jumlah barang
Waktu opname selesai, yang terjadi berikutnya adalah seseorang menelusuri satu per satu dari atas, dan waktunya hampir selalu habis sebelum daftarnya habis. Jadi urutannya harus sesuai dengan yang pantas ditelusuri duluan.
Kantong plastik yang kurang 20 lembar adalah selisih dengan jumlah unit terbanyak di contoh di atas, dan nilainya Rp 4.000. Rokok yang kurang 4 bungkus bernilai dua puluh kali lipatnya. Daftar yang diurutkan dari jumlah unit akan mengirim orang menghitung ulang kantong plastik lebih dulu.
Kalau belum ada satu pun harga modal yang diisi, rupiah tidak bisa dipakai mengurutkan apa pun. Dalam keadaan itu daftarnya diurutkan dari jumlah selisih, dan kalimat di bawah tabel berubah menyebutkannya. Lembar yang mengaku diurutkan dari nilai padahal tidak akan membuat baris teratas terbaca sebagai kerugian terbesar.
Harga modal, bukan harga jual
Yang hilang dari usahamu adalah uang yang sudah keluar untuk membeli barang itu. Memakai harga jual menambahkan keuntungan yang belum pernah kamu terima ke dalam angka kerugian, dan angka ini biasanya dipakai untuk memutuskan sesuatu yang tidak enak, jadi lebih baik ia kekecilan daripada kebesaran.
Nilai selisih di sini juga bukan pengeluaran kas bulan ini: uangnya sudah keluar waktu barangnya dibeli. Kalau kamu sedang menyusun arus kas bulanan, yang masuk ke sana adalah belanja barangnya, bukan angka penyusutan stok dari halaman ini.
Yang alat ini tidak bisa
Halaman ini tidak tahu apa-apa tentang barangmu. Tidak ada daftar barang tersimpan, tidak ada barcode, tidak ada riwayat opname bulan lalu untuk dibandingkan, dan tidak ada penilaian apakah selisihnya wajar atau tidak. Angkanya kamu yang isi, dan artinya kamu yang tahu.
Ia juga tidak bisa memberitahu sebab selisihnya. Yang keluar adalah berapa dan seberapa mahal; kenapa, hanya bisa dijawab dengan memeriksa penjualan hari itu, catatan barang rusak, dan retur. Kalau sebagian barangmu keluar sebagai utang pelanggan yang belum dibayar, catat pengambilannya di buku kasbon supaya barang yang sudah dibawa pulang orang tidak ikut terhitung sebagai barang hilang di sini.
Pertanyaan umum
- Selisihnya minus, berarti barangnya dicuri?
- Belum tentu, dan itu justru dugaan yang paling mahal kalau salah. Urutan yang biasanya lebih dulu terbukti: penjualan yang belum sempat dicatat, barang rusak atau kedaluwarsa yang sudah dibuang tanpa dikurangi dari catatan, retur ke supplier yang belum masuk pembukuan, satuan yang tertukar antara dus dan pcs, dan barang yang sama dicatat di dua nama berbeda. Periksa lima itu dulu untuk barang di baris paling atas. Kalau semuanya bersih dan selisihnya berulang tiap opname pada barang yang sama, barulah pola itu berarti sesuatu yang lain.
- Harga modal atau harga jual yang saya isi?
- Harga modal, yaitu harga beli per satuan. Yang benar-benar hilang dari usahamu adalah uang yang sudah kamu keluarkan untuk barang itu, bukan keuntungan yang belum pernah kamu terima. Mengisi harga jual akan menggelembungkan angka kerugian sebesar margin, dan angka itu biasanya dipakai untuk memutuskan sesuatu: mengganti supplier, menegur orang, memasang kamera. Untuk barang olahan yang kamu produksi sendiri, harga modal per porsinya bisa kamu ambil dari kalkulator HPP di situs ini.
- Kenapa barang yang lebih tidak mengurangi barang yang kurang?
- Karena keduanya sama-sama salah, dan menjumlahkannya jadi satu justru menghapus dua masalah sekaligus. Beras kurang 3 dus dan gula lebih 3 dus bukan berarti impas. Itu dua barang yang catatannya tidak cocok dengan raknya, dan pola persis seperti itu paling sering berarti satu transaksi tercatat di barang yang salah. Halaman ini menulis nilai kurang, nilai lebih, dan selisih bersih sebagai tiga baris terpisah supaya tidak ada yang tertutup.
- Kenapa urutannya bukan dari yang paling banyak hilang?
- Karena yang ditelusuri orang pertama kali adalah yang paling mahal. Kantong plastik kurang 20 lembar terlihat paling parah kalau diurut dari jumlah unit, padahal nilainya Rp 4.000 dan rokok yang kurang 4 bungkus bernilai Rp 88.000. Jadi daftarnya dipimpin nilai rupiah, dan kalau belum ada satu pun harga modal yang diisi, lembarnya menyebut bahwa urutannya memakai jumlah barang.
- Ada barang yang harga modalnya saya tidak hafal, boleh dikosongkan?
- Boleh, dan barangnya tetap ikut dihitung. Kolom nilainya diisi strip, bukan Rp 0. Nol berarti selisihnya tidak berharga, dan barang itu akan tenggelam ke dasar daftar tanpa alasan yang kelihatan. Barang tanpa harga modal dikumpulkan tepat di bawah kelompok yang sudah ada nilainya, dan jumlahnya disebut di bawah tabel supaya totalnya tidak terbaca lengkap padahal belum.
- Barang saya ditimbang, bukan dihitung satuan. Bisa?
- Bisa, isi angkanya dengan koma seperti 24,75 kg. Yang perlu kamu jaga cuma satu, yaitu catatan dan fisik harus dalam satuan yang sama, dan harga modalnya per satuan itu juga. Selisih yang paling sering muncul di gudang justru lahir di sini. Catatan disimpan dalam dus sementara raknya dihitung dalam pcs. Kalau kamu perlu menyamakannya dulu, pakai kalkulator konversi satuan dagang di situs ini.
- Datanya tersimpan? Bisa saya buka di HP lain?
- Isian terakhirmu tersimpan di HP atau komputer yang kamu pakai sekarang saja, supaya opname berikutnya tidak perlu mengetik ulang daftar barangnya, dan tanggalnya sengaja tidak ikut dipulihkan, karena opname berikutnya adalah opname hari itu. Tapi ini bukan penyimpanan bersama dan bukan tempat yang bisa kamu masuki dari mana-mana. HP lain atau komputer lain tidak melihat apa pun, dan isiannya ikut hilang kalau alat yang ini kamu bersihkan atau kamu ganti. Hasil tiap opname simpan sebagai cetakan atau gambar, karena itulah satu-satunya salinan yang bertahan.