Rundown acara
RUNDOWN ACARA
| No | Jam | Segmen | Penanggung jawab | Durasi |
|---|
Susun segmen acara dengan judul, penanggung jawab, dan durasinya. Jam tiap segmen dihitung berurutan dari jam mulai, jadi menyisipkan satu segmen otomatis menggeser semua yang di bawahnya. Jam selesainya dibandingkan dengan target, lengkap dengan berapa menit acaranya lewat. Bisa langsung dicetak untuk kru.
Isi segmen acaranya satu per satu: judul, siapa yang bertanggung jawab, dan berapa menit. Jam tiap segmen dihitung berurutan dari jam mulai, dan hasilnya satu lembar yang bisa langsung dicetak untuk seluruh kru.
Durasi yang diketik, jam yang dihitung
Rundown biasanya disusun di aplikasi lembar kerja dengan kolom jam mulai dan jam selesai yang diketik satu per satu. Selama susunannya tidak berubah, cara itu aman. Masalahnya muncul pagi hari saat ada sambutan tambahan lima belas menit. Setiap baris di bawahnya harus diubah tangan, satu-dua pasti terlewat, dan kertas yang dipegang panitia jadi menyebut dua acara pada jam yang sama. Tidak ada yang terlihat rusak di kertas itu. Angkanya tetap jam yang masuk akal.
Di sini kolom jam tidak ada. Yang bisa diisi cuma durasi, dan jamnya mengalir dari jam mulai. Tombol ↑+ di tiap baris menyisipkan segmen di atas baris itu, dan seluruh acara di bawahnya bergeser sendiri berikut jam selesainya. Menghapus segmen menarik sisanya maju dengan cara yang sama.
Selesai lawan target
Isi target selesai, dan lembarnya akan menyebut jam selesai perkiraan berikut selisihnya: lewat sekian menit, atau masih sekian menit sebelum target. Angka itu yang menentukan apakah rundown perlu dipangkas sekarang, selagi masih di layar, bukan nanti saat pemateri kedua sudah menunggu.
Selisihnya dihitung dari lama acara terhadap jatah waktu dari jam mulai ke target, bukan dari membandingkan dua jam dinding. Acara malam yang tembus tengah malam karena itu tetap benar tandanya, dan segmen yang jatuh di hari berikutnya ditandai di kolom jamnya.
Satu nama, bukan nama seksi
Kolom penanggung jawab sebaiknya diisi nama orang. Saat acara mundur, yang dicari bukan “seksi acara” melainkan orang yang bisa ditanya sekarang juga. Segmen yang kolomnya dibiarkan kosong tetap dicetak dengan keterangan “Belum ditentukan”, dan jumlahnya disebut di bawah tabel, selagi panitianya masih rapat, bukan setelah semua pulang.
Yang halaman ini tidak lakukan
Tidak mengirim pengingat, tidak menghitung anggaran, dan tidak tahu berapa lama acaramu sebenarnya berjalan. Yang bisa dijamin cuma satu, yaitu jam di lembar ini selalu konsisten dengan durasi yang kamu isi, sehingga tidak ada baris yang tertinggal saat susunannya berubah.
Keputusan dan tindak lanjut yang keluar dari acaranya lebih cocok dicatat di notulen rapat, yang punya kolom penanggung jawab dan tenggat sendiri. Kalau sebagian peserta ikut dari kota atau negara lain, samakan dulu jamnya di zona waktu rapat sebelum jam mulai di sini diisi — lembar ini menulis satu zona saja, yaitu zona tempat acaranya berlangsung.
Pertanyaan umum
- Kenapa saya tidak bisa mengetik jam mulai tiap segmen?
- Karena kolom itulah yang merusak rundown orang. Begitu jam diketik satu per satu, menambah sambutan lima belas menit di pagi hari berarti harus mengubah setiap baris di bawahnya dengan tangan. Satu atau dua pasti terlewat, tanpa ada yang terlihat rusak, karena jamnya tetap angka yang wajar, cuma milik susunan kemarin. Kertas seperti itu bisa bilang dua acara mulai pada jam yang sama. Di sini yang diketik cuma durasi, jamnya mengalir sendiri, jadi geseran itu tidak mungkin lupa dilakukan.
- Acaranya lewat dari target. Yang dipangkas sebaiknya apa?
- Halaman ini menyebutkan berapa menit lewatnya, tapi tidak bisa memilihkan segmennya. Itu keputusan panitia. Yang biasanya paling aman dipangkas adalah bagian yang tidak punya isi baru: registrasi yang kepanjangan, jeda pindah ruangan, dan ramah tamah di ujung. Yang paling sering dipangkas padahal paling mahal adalah tanya jawab. Satu hal lagi yang layak dihitung jujur. Sambutan hampir selalu lebih lama dari yang dijanjikan, jadi menuliskan sepuluh menit untuk sambutan yang biasanya lima belas cuma memindahkan keterlambatannya ke belakang.
- Segmen yang durasinya belum saya isi kok tetap tercetak?
- Karena menyembunyikannya membuat jam selesai terlihat pasti padahal ada waktu yang belum masuk hitungan. Barisnya keluar dengan durasi strip, dan di bawah tabel ada satu kalimat yang menyebut berapa segmen yang masih begitu. Jadi yang memegang kertasnya tahu bahwa jam selesai di lembar ini masih akan mundur, bukan mengira rundownnya sudah lengkap.
- Acara saya malam dan selesainya lewat tengah malam. Hitungannya benar?
- Benar. Segmen yang sudah jatuh di hari berikutnya ditandai "(+1 hari)" di kolom jam, dan jam selesainya ditulis dengan keterangan hari berikutnya. Perbandingan dengan target juga tidak dihitung dengan membandingkan jam dinding. Kalau begitu, acara yang mulai 21.00 dan selesai 01.00 akan terbaca selesai dua puluh jam lebih cepat. Yang dibandingkan adalah lama acara dengan jatah waktu dari jam mulai ke target.
- Isinya hilang waktu saya buka lagi. Kenapa tidak disimpan?
- Sengaja. Rundown adalah isi satu acara, dan segmen acara lalu yang muncul kembali diam-diam adalah baris yang paling mungkin ikut tercetak dan dibagikan ke kru acara berikutnya. Taruhannya orang yang berdiri di panggung pada jam yang keliru. Selama halaman ini belum ditutup, semua perubahan tetap ada; kalau susunannya mau dipakai lagi minggu depan, cetak atau simpan gambarnya dulu.
- Rundown ini cukup buat pegangan MC?
- Cukup sebagai kerangka waktunya, tidak sebagai naskahnya. Yang ada di sini judul segmen, siapa yang pegang, dan berapa lama. Itu yang dibutuhkan kru lapangan, panitia sound, dan seksi konsumsi. MC masih perlu naskah tersendiri: nama lengkap dan gelar orang yang dipanggil, urutan sambutan, dan kalimat pembuka. Cetak rundown ini untuk semua orang, dan biarkan naskah MC jadi lembar terpisah.
- Sebaiknya jeda antar segmen ditulis sebagai segmen sendiri?
- Iya, kalau jedanya nyata. Pindah ruangan, pasang proyektor, dan antre makan adalah waktu yang benar-benar terpakai, dan menyembunyikannya di dalam durasi segmen sebelumnya membuat acara terlihat rapi di kertas lalu mundur di lapangan. Tulis saja barisnya tanpa judul kalau memang cuma jeda, dan barisnya tetap dihitung. Yang tidak bisa kami tebak adalah berapa lama jeda yang wajar untuk acaramu; itu tergantung jumlah peserta dan jarak antar ruangan.