Katering acara
Rencana kebutuhan katering
Porsi yang perlu disiapkan
| Bahan | Takaran per porsi | Perlu dibelanjakan |
|---|---|---|
| Beras mentah | ||
| Lauk protein | ||
| Sayur |
| Perkiraan biaya katering | ||
| Biaya per tamu |
Isi jumlah tamu, porsi per tamu, dan cadangannya. Halaman ini menghitung jumlah porsi yang perlu disiapkan, lalu berapa kilo beras, lauk, dan sayur yang harus dibelanjakan, plus perkiraan biaya dari harga per porsi. Semua takaran per porsi bisa kamu ubah dan ikut tercetak di daftarnya.
Isi jumlah tamu, berapa porsi yang rata-rata diambil satu tamu, dan cadangannya. Halaman ini menghitung jumlah porsi yang perlu disiapkan, lalu menerjemahkannya jadi kilo beras, lauk, dan sayur, plus perkiraan biaya kalau harga per porsinya kamu isi.
Yang bikin kurang adalah tamu dihitung sebagai porsi
Kekurangan makanan di acara hampir tidak pernah datang dari salah kali. Datangnya dari satu anggapan yang tidak pernah ditulis, yaitu satu tamu sama dengan satu porsi. Di prasmanan itu jarang benar (banyak yang menambah, sebagian mengambilkan untuk anaknya), dan selisihnya bukan receh. Seratus tamu dengan 1,2 porsi per tamu adalah 120 porsi, dan belanja untuk 100 porsi kurang seperenam. Yang tidak kebagian adalah antrean paling belakang.
Karena itu pengalinya jadi kolom tersendiri di sini, tidak disembunyikan di dalam rumus. Kamu yang menentukan, dan lembar hasilnya menuliskan angka yang kamu pakai.
Cadangan dihitung dari porsi
“Tambah sepuluh persen” hampir selalu dikira sepuluh tamu lagi. Yang perlu ditambah adalah sepuluh persen dari porsinya. Dari 120 porsi itu 12 porsi, bukan 10. Selisih dua porsi memang kecil di kertas, tapi arah kesalahannya selalu sama, dan halaman ini menuliskan cadangannya dalam porsi supaya kelihatan berapa banyak sebenarnya.
Semua pembulatan di sini ke atas. Porsi pecahan tidak bisa disajikan, dan 13,24 kg ayam tidak bisa dipesan. Angka persisnya tetap ditulis di lembarnya, supaya siapa pun yang menghitung ulang tidak menemukan selisih tanpa penjelasan.
Takaran per porsi bukan angka baku
Tidak ada ketentuan resmi berapa gram beras atau berapa gram lauk per porsi. Yang ada kebiasaan tiap katering, dan selera makan yang berbeda antara resepsi, rapat kantor, dan hajatan kampung. Isian awal di halaman ini (100 g beras mentah, 100 g lauk protein, 75 g sayur per porsi) adalah kebiasaan yang umum dipakai, bukan angka yang kami nyatakan benar.
Ketiganya bisa kamu ganti, dan angka yang benar-benar dipakai ikut tercetak berdampingan dengan hasilnya. Itu bagian yang penting kalau kertasnya dipegang orang yang belanja. Dia bisa melihat dasar angkanya tanpa bertanya balik. Kolom takaran yang dikosongkan tidak dihitung sebagai nol kilo. Barisnya jadi strip, dan jumlah bahan seperti itu disebut di bawah tabel.
Biaya per tamu bukan harga per porsi
Kalau harga per porsi diisi, yang dikalikan adalah jumlah porsi termasuk cadangan, karena itu yang benar-benar ditagih. Jadi biaya per tamu selalu di atas harga per porsi, dan angka itu yang lebih berguna untuk menyusun anggaran acara, sekaligus untuk membandingkan dua penawaran yang jumlah porsinya tidak sama.
Yang halaman ini tidak tahu
Tidak tahu menumu, jadi bumbu, minyak, air minum, snack, dan kue tidak ikut dihitung. Jumlahnya mengikuti resep, bukan mengikuti jumlah tamu. Tidak tahu juga berapa yang benar-benar datang; undangan yang disebar dan tamu yang hadir adalah dua angka berbeda, dan cadangan cuma menutup sebagian selisihnya.
Kalau kamu memasak sendiri dan perlu menaikkan resep dari 4 porsi ke ratusan, takarannya diselesaikan di konversi takaran resep. Kalau kamu justru pihak kateringnya dan sedang menyusun harga jual per porsi, biaya bahan per porsi lebih tepat dihitung di hitung HPP. Halaman ini menghitung kebutuhan acara, bukan biaya produksimu.
Pertanyaan umum
- Porsi per tamu diisi berapa?
- Tidak ada angka yang benar untuk semua acara, dan itu sebabnya kolomnya bisa diubah. Di prasmanan orang jarang cuma sekali ambil, jadi biasanya di atas 1. Banyak panitia memakai 1,1 sampai 1,3. Kalau tiap tamu dapat satu kotak atau satu piring yang sudah pasti, isinya tepat 1. Yang paling menentukan adalah jenis acaranya. Resepsi sore dengan banyak stan makanan lain jelas beda dari syukuran siang yang cuma menyajikan satu menu utama. Kalau kamu pernah mengadakan acara serupa, pakai angka dari sisa makanan waktu itu.
- Kenapa cadangannya dihitung dari jumlah porsi, bukan dari jumlah tamu?
- Karena yang habis adalah porsi, bukan tamu. Untuk 100 tamu dengan 1,2 porsi per tamu, cadangan 10% berarti 12 porsi tambahan. "Tambah 10 tamu" cuma menambah 10 porsi. Selisih dua porsi terdengar kecil, tapi arahnya selalu sama, yaitu kurang. Halaman ini menuliskan kedua angkanya terpisah supaya kamu bisa melihat cadangannya berapa porsi, bukan cuma berapa persen.
- Beras 100 gram itu beras mentah atau nasi yang sudah matang?
- Beras mentah, karena itu yang dibeli di pasar. Beras yang ditanak jadi kira-kira dua setengah kali beratnya, jadi 100 g beras kurang lebih 250 g nasi di piring. Kalau kamu justru membeli nasi matang atau memesan nasi ke tempat lain, ganti angkanya dengan takaran nasi matang. Lembar hasilnya mencetak angka yang kamu isi, jadi tidak akan tertukar.
- Kateringku sudah punya takaran sendiri. Angka di halaman ini untuk apa?
- Untuk diganti. Angka awal di sini kebiasaan umum, bukan standar yang bisa kami klaim benar. Tiap dapur punya rasionya sendiri dan tiap menu berbeda. Kalau kateringmu memberi takaran, isikan angka mereka, lalu cetak lembarnya. Yang keluar adalah satu kertas yang menyebut takaran DAN kebutuhannya sekaligus, sehingga kamu dan dapur membaca angka yang sama. Itu gunanya lembar ini, bukan menggantikan pengalaman juru masaknya.
- Kenapa biaya per tamu lebih besar dari harga per porsinya?
- Karena yang ditagih adalah porsi, sementara yang datang adalah tamu, dan porsinya lebih banyak. Dengan 100 tamu, 1,2 porsi per tamu, dan cadangan 10%, yang dibayar 132 porsi. Di harga Rp 25.000 per porsi, totalnya Rp 3.300.000, yang berarti Rp 33.000 untuk tiap tamu yang benar-benar datang. Angka kedua itu yang lebih jujur dipakai untuk menyusun anggaran, dan untuk membandingkan dua penawaran yang jumlah porsinya berbeda.
- Kenapa cuma beras, lauk, dan sayur? Bumbu, minyak, air minum, dan snack ke mana?
- Karena tiga itu yang menentukan sebagian besar berat belanja dan paling bisa dihitung dari jumlah porsi. Bumbu dan minyak jumlahnya mengikuti menu, bukan mengikuti jumlah tamu, jadi menebaknya di sini akan jadi angka yang kelihatan pasti padahal karangan. Air minum, snack, dan kue biasanya dihitung per orang dengan satuannya sendiri. Hitung terpisah, dan pakai jumlah porsi dari halaman ini sebagai patokan jumlahnya.
- Tamunya banyak anak-anak. Dihitung sama?
- Sebaiknya tidak. Porsi anak jelas lebih kecil, dan menyamakannya membuat belanjamu berlebih, masalah yang lebih murah daripada kurang tapi tetap uang. Cara paling sederhana: hitung dua kali, sekali untuk tamu dewasa dengan porsi per tamu biasa, sekali untuk anak dengan angka yang lebih kecil, lalu jumlahkan kebutuhannya. Cetak keduanya kalau perlu; tiap lembar menyebut angka yang dipakainya sendiri.
- Angka di sini bisa dipakai sebagai pegangan waktu nego dengan katering?
- Bisa sebagai bahan pertanyaan, bukan sebagai patokan harga. Yang paling berguna ditanyakan justru bukan harga per porsinya, tapi berapa porsi yang mereka hitung untuk jumlah tamumu dan apakah cadangan sudah termasuk. Dua penawaran dengan harga per porsi yang sama bisa berbeda ratusan ribu karena jumlah porsinya beda. Perkiraan rupiah di sini juga belum termasuk sewa alat, tenaga penyaji, ongkos antar, dan tambahan lain yang biasanya ada di penawaran.