Surat penawaran harga
Susun surat penawaran harga untuk klien: rincian barang atau jasa, potongan, PPN kalau kamu memang memungutnya, total, masa berlaku, dan blok tanda tangan. Hasilnya PDF A4 berukuran asli yang bisa langsung dikirim ke email klien, dan tidak ada isian yang keluar dari HP atau komputermu.
Penawaran harga adalah dokumen pertama yang dilihat calon klien tentang usahamu, dan biasanya dibandingkan berdampingan dengan penawaran dua supplier lain. Halaman ini menyusunnya jadi PDF A4 berukuran asli: kop usahamu, tujuan surat, rincian barang atau jasa, potongan, PPN kalau kamu memungutnya, total, masa berlaku, syarat, dan blok tanda tangan.
Tiga hal yang paling sering ditagih balik
Sampai kapan harganya dipegang. Klien menyetujui penawaran dua bulan kemudian, harga bahannya sudah naik, dan tidak ada satu pun tanggal di surat itu untuk dijadikan pegangan. Kolom masa berlaku ada supaya jawabannya tertulis, bukan diingat-ingat.
Potongan itu persen atau nominal. “10% dari subtotal” dan “Rp 525.000” berhenti berarti sama begitu jumlah pesanannya berubah, dan perdebatan soal mana yang dijanjikan terjadi berminggu-minggu kemudian dengan hanya surat ini di ruangan. Jadi yang dicetak bukan cuma angka potongannya, tapi juga dasarnya.
PPN dihitung dari mana. Kalau ada potongan sekaligus PPN, pajaknya dihitung dari jumlah setelah potongan, dan barisnya menyebutkan itu. Ini bukan detail kecil. PPN yang dihitung dari subtotal membuat angka di suratmu tidak bisa dijumlahkan sendiri oleh klien, dan penawaran yang tidak nyambung angkanya akan ditanyakan sebelum disetujui.
Tarif pajaknya kamu yang isi
Isian awalnya 11 persen, dan itu hanya isian awal, bukan pernyataan tarif yang berlaku untuk barangmu hari ini. Ketentuannya ada di UU 7/2021 dan PMK 131/2024, susunannya sempat berubah, dan untuk sebagian barang bacaannya memang berbeda. Yang dicetak di surat selalu angka yang kamu pakai, lengkap dengan dari jumlah mana pajaknya dihitung. Kalau kamu ingin memisahkan dua pembacaan tarif itu dulu, ada Hitung PPN; untuk kepastiannya, tanya konsultan pajak atau AR-mu.
Yang halaman ini tidak lakukan
Ini bukan kontrak dan bukan tanda tangan elektronik. Tidak ada daftar klien yang disimpan di mana pun, tidak ada riwayat penawaran, dan tidak ada satu pun isian yang keluar dari HP atau komputermu. Nomor suratnya saja yang diingat di perangkat yang kamu pakai, supaya penawaran berikutnya lanjut sendiri; kalau kamu pindah ke HP atau komputer lain, nomornya mulai lagi dari awal. Harga, potongan dan syaratnya kamu yang tentukan; halaman ini hanya memastikan semuanya tercetak lengkap dan angkanya cocok.
Kalau penawarannya disetujui, uang mukanya bisa dikonfirmasi lewat Kalkulator pre-order, dan tagihannya dibuat di Invoice. Untuk klien yang membeli dalam jumlah bertingkat, daftar harganya lebih cocok disusun di Harga grosir bertingkat.
Pertanyaan umum
- Bedanya penawaran, PO, dan tagihan apa?
- Urutannya: kamu mengirim penawaran, klien menyetujuinya (biasanya dengan PO atau balasan email), lalu barangnya dikerjakan, baru terbit tagihan. Penawaran adalah harga yang kamu pegang sampai tanggal tertentu, bukan permintaan bayar. Karena itu di suratnya tertulis satu kalimat bahwa ini bukan tagihan. Bagian keuangan klien yang menerima PDF tanpa kalimat itu kadang memasukkannya ke antrean pembayaran, lalu bertanya kenapa barangnya belum datang.
- Sah tidak kalau tanda tangannya cuma diketik?
- Penawaran itu ajakan berunding, bukan kontrak. Yang mengikat justru penerimaan dari pihak klien, biasanya berupa PO. Jadi nama dan jabatan yang tercetak sudah cukup untuk dikirim. Kalau klienmu instansi atau perusahaan besar yang minta tanda tangan basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai; ukurannya A4 asli jadi hasil pindaiannya tidak melar.
- Kenapa tarif PPN-nya harus saya isi sendiri?
- Karena jawabannya tergantung barangmu dan tanggalnya, dan halaman gratis adalah tempat terakhir yang pantas dijadikan sumber tarif pajak. Sejak 1 Januari 2025 tarifnya 12%, tapi untuk penyerahan pada umumnya dasar pengenaannya 11/12 dari harga sehingga yang dipungut setara 11%; untuk barang mewah dasarnya penuh. Isian awalnya 11% dan boleh kamu ganti, dan angka yang kamu pakai itulah yang dicetak di suratnya.
- Saya bukan PKP, bagaimana?
- Pilih 'Tidak dipungut'. Baris PPN hilang seluruhnya dan suratnya menulis bahwa harga di atas tidak dipungut PPN. Kalimat itu sengaja tetap ada meski tidak ada pajaknya, karena 'ini sudah termasuk PPN belum?' adalah pertanyaan yang selalu muncul, dan klien yang menyusun anggaran dari surat yang diam akan menebak sendiri, biasanya ke arah yang menyulitkanmu nanti.
- Klien baru setuju dua bulan kemudian dan harga bahan sudah naik.
- Itu persis yang dijaga oleh kolom 'harga berlaku sampai'. Tanpa tanggal, kamu hanya punya dua pilihan: menanggung selisihnya atau menaikkan harga di tengah jalan, dan keduanya buruk. Dengan tanggal, kamu mengirim penawaran baru. Isi walau cuma dua minggu. Halaman ini akan mengingatkanmu kalau kolomnya masih kosong.
- Rinciannya banyak, apa muat satu halaman?
- Kalau tidak muat, PDF-nya lanjut ke halaman A4 berikutnya lengkap dengan judul kolomnya, dan tidak ada baris yang hilang diam-diam. Itu yang paling penting. Berkas yang kelihatannya lengkap tapi kehilangan tiga baris terakhir adalah tiga barang yang tidak pernah dihitung harganya.
- Kenapa hasilnya PDF, bukan tombol cetak biasa?
- Karena surat ini dibuka di komputer orang lain. Cetak langsung dari halamannya akan menyesuaikan diri dengan kertas yang kebetulan ada di printer penerima, jadi suratmu bisa keluar mengecil beberapa persen dengan pinggiran yang tidak kamu pilih. PDF membawa ukuran halamannya sendiri, jadi A4 tetap A4 di mesin siapa pun. Tombol Cetak dan Simpan gambar tetap ada untuk keperluan cepat.